E-Mail-Invoice

Immer einen Schritt voraus

Mit dem Rechnungsversand per Mail können Sie als Lieferant unabhängig von Umsatz oder Belegvolumen jederzeit bequem Ihre Rechnungen an uns übersenden. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsversendung:

  • Einsparung von Druck u. Portokosten
  • Schneller Versand, keine Postlaufzeiten
  • Direkte Einspeisung in die BayWa-Buchhaltung und damit schnellere Bearbeitung

Die rechtlichen Anforderungen einer elektronischen Rechnung müssen den selben Standards wie Papierrechnungen entsprechen.  Die BayWa AG verfügt über mehrere Sparten und Beteiligungen für die wir jeweils getrennte Eingangspostfächer verwenden.

Unsere Voraussetzungen

  • Belege dürfen nur als PDF-Dateien (kein word., jpeg, usw) geschickt werden.
  • Sie können Ihre PDF-Dateien mit ZUGFERD-Dateien (Hybride Rechnungen) versehen. Diese sollten aber mindestens dem COMFORT oder EXTENDED-Standards entsprechen.
  • Keine Attachements in den E-Mails wie Logos
  • Nur unverschlüsselte Dokumente mit der Endung .pdf
  • Eine Rechnung pro PDF-Datei. Notwendige Anhänge wie Lieferscheine, Abliefernachweise usw. können als zweite PDF-Datei in der gleichen E-Mail übermittelt werden.
  • Eine Rechnung pro E-Mail.

Es werden keine Anfragen, Preislisten oder Werbungen über unsere Rechnungseingangspostfächer verarbeitet, da es sich um rein automatische Postfächer handelt. Textinhalte aus den E-Mails selbst können bei der anschließenden elektronischen Verarbeitung nicht berücksichtigen werden. Alle wichtigen Informationen geben Sie bitte auf der Rechnung an.

Wir behalten uns das Recht vor, ggf. die Empfänger-E-Mail-Adresse zu ändern. Wir behalten uns auch vor, nach Prüfung ihrer Registrierung, den elektronischen Rechnungsversand abzulehnen oder andere Übertragungswege vorzuschlagen.

Was sind Hybride Rechnungsformate?

Hierbei handelt es sich um ausgehende PDF-Rechnungsformate, die die Rechnungsdaten zusätzlich als Datensatz (EDI, XML, ZUGFERD, X-Rechnung, FactuurX) integriert im PDF beinhalten. So können Rechnungen vom Kunden vollautomatisiert verarbeitet werden, da eine manuelle Verifikation der Rechnungsdaten entfällt.

 

Das ZUGFERD ist ein branchenübergreifendes Datenformat, das vom Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) - mit Unterstützung des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie - erarbeitet wurde und gilt als gängistes Kommunikationsmittel für den Datentransfer zweier Unternehmen.

 

Der Rechnungsversand erfolgt immer in Form eines PDF-Dokuments, welches als Visualisierung dient, während der integrierte Datensatz mit den notwendigen Rechnungsdaten an das PDF angehängt wird. Beide Dateien (PDF und XML) müssen die Vorgaben des §14 (4) UstG entsprechen.

Sie erfüllen alle Kriterien und möchten Ihre Rechnungen elektronisch schicken? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular rechts oben in der Ecke.